Qu’est-ce qui fait un excellent partenaire d’événements sportifs ?

Un partenaire spécialisé dans les événements sportifs doit être capable de gérer l’intégralité de l’expérience client autour d’un événement sportif majeur, de l’accréditation, du voyage et de l’hébergement au transport terrestre, aux services VIP, à l’hospitalité et à la prestation sur place.

Pour les marques mondiales, le sponsoring d’un événement sportif majeur constitue une opportunité de nouer des relations, de récompenser les clients et les employés, d’impliquer les partenaires et de créer des expériences mémorables. Mais derrière cette expérience se cache une opération complexe.

Des centaines d’invités peuvent arriver de différents pays. La disponibilité des hôtels peut être extrêmement limitée. Les accréditations et les allocations de billets ont des délais stricts. Les VIP nécessitent un accompagnement personnalisé, tandis que les horaires, les conditions de transport et les exigences de l’événement peuvent changer à court terme.

Le bon partenaire d’événements sportifs rassemble ces éléments mobiles, offrant à l’équipe de sponsoring un point de coordination unique et expérimenté, et permettant aux invités de se concentrer sur l’expérience plutôt que sur la logistique.

Gérer l’accréditation de bout en bout

L’accréditation est l’un des aspects les plus importants de la réalisation d’un programme majeur de sponsoring sportif.

Différents invités peuvent nécessiter différents niveaux d’accès, tandis que les organisateurs imposent souvent des processus, des délais et des exigences d’information stricts. La gestion manuelle de ces éléments pour des centaines de participants peut rapidement devenir complexe.

Un partenaire d’événements sportifs doit être en mesure de coordonner l’ensemble du processus d’accréditation, y compris :

• La collecte d’informations précises sur les invités
• La gestion des délais de soumission
• L’attribution des billets et des accès à l’hospitalité
• Le suivi du statut des accréditations
• La gestion des changements d’invités
• La diffusion claire des informations
• La coordination avec les organisateurs d’événements et les détenteurs de droits

ATPI possède une vaste expérience dans la gestion de ces exigences lors de grands événements sportifs. Grâce à son travail de longue haleine auprès des partenaires officiels de l’UEFA, l’équipe gère les affectations des invités, les accès à l’hospitalité, les processus d’accréditation et la distribution des billets tout en veillant au respect des exigences.

Pour un responsable du sponsoring, cela signifie moins de temps passé à courir après les détails individuels et une plus grande confiance dans le fait que les bons invités disposent des bons accès à leur arrivée.

Comprendre la ville hôte avant l’arrivée des invités

Chaque événement sportif majeur représente un défi logistique différent.

Les aéroports, la capacité hôtelière, l’accès au stade, les restrictions de circulation, les zones de sécurité et les lieux d’hospitalité varient d’une destination à l’autre. Un modèle qui a fonctionné avec succès à Londres peut s’avérer totalement différent à Paris, Istanbul ou dans une autre ville hôte.

C’est pourquoi la recherche sur la destination est un élément essentiel de la planification.

Une équipe spécialisée doit comprendre :

• Quels aéroports les invités utiliseront
• Où se situent les hôtels appropriés
• Les temps de trajet entre les lieux clés
• Les points d’accès aux sites et à l’hospitalité
• L’infrastructure de transport locale
• Les restrictions de circulation et de sécurité
• Les schémas d’arrivée et de départ appropriés
• Les fournisseurs locaux et les partenaires opérationnels

Les équipes Events d’ATPI commencent à analyser les destinations hôtes bien avant le voyage des invités, en examinant tout, de l’inventaire hôtelier et de la capacité aéroportuaire aux itinéraires de transport, zones de sécurité et accès aux stades.

Ces connaissances locales orientent ensuite l’ensemble du parcours client, plutôt que de laisser les fournisseurs individuels opérer de manière isolée.

Sécuriser l’hébergement lorsque la disponibilité est sous pression

La disponibilité des hôtels peut devenir l’un des plus grands défis lors d’un événement sportif majeur.

Les sponsors, les équipes, les instances dirigeantes, les organisations médiatiques, les officiels et les supporters se disputent tous l’inventaire, souvent des années avant le début de l’événement.

Se contenter d’une recherche en ligne une fois la liste des invités confirmée peut s’avérer trop tardif.

Un partenaire d’événements sportifs expérimenté peut utiliser ses relations hôtelières établies, son pouvoir d’achat et sa connaissance des destinations pour identifier les hébergements appropriés et négocier l’inventaire bien à l’avance.

Cette capacité devient particulièrement précieuse lorsqu’une ville semble afficher complet.

Pour la finale de l’UEFA Champions League à Londres, ATPI a accompagné Just Eat Takeaway.com dans le cadre d’un programme impliquant de nombreux VIP et partenaires. Malgré une demande extrêmement élevée, le réseau d’ATPI a permis de garantir un hébergement répondant aux exigences du sponsor, tandis que l’équipe élargie gérait les voyages, les transferts, l’accréditation et l’expérience client.

Le Hotel Desk spécialisé d’ATPI répond également aux exigences complexes d’hébergement de groupe et possède l’expérience nécessaire pour réagir lorsque les destinations des grands événements changent à court terme.

Offrir aux VIP, aux sponsors et aux médias le bon niveau de service

Les personnes participant à un programme de sponsoring constituent rarement un groupe de voyage standard.

Ils peuvent inclure :

• Des clients et cadres dirigeants
• Des partenaires commerciaux
• Des gagnants de concours
• Des influenceurs et créateurs
• Des représentants des médias
• Des diffuseurs
• Des employés
• Des invités VIP

Chaque groupe peut avoir des attentes et des exigences opérationnelles différentes.

Un cadre dirigeant peut nécessiter un transfert aéroport privé et un itinéraire très flexible. Une équipe média peut travailler en fonction des plannings de production et transporter du matériel spécialisé. Un client invité peut avoir besoin d’être guidé dans une destination inconnue.

Le service personnalisé de haut niveau peut inclure l’accueil, des itinéraires personnalisés, des contacts dédiés, le transport de direction, l’hébergement haut de gamme et une assistance en temps réel en cas de changement de programme.

Lors de Paris 2024, ATPI a soutenu des athlètes et des organisations sportives aux côtés de sponsors et d’invités d’hospitalité, tout en gérant les voyages nationaux et la logistique pour les médias, les officiels et le personnel de soutien. ATPI a également réalisé 15 programmes d’hospitalité sur 18 jours pour On Location.

Cette étendue d’expérience est importante car les grands programmes de sponsoring sportif se situent de plus en plus à l’intersection du voyage, de l’événementiel, de l’hospitalité et des médias.

Relier le voyage à l’expérience d’hospitalité

Pour l’invité, l’événement sportif n’est qu’une partie de l’expérience globale.

Le voyage peut commencer par une invitation et se poursuivre par des vols, des séjours à l’hôtel, des événements de bienvenue, des expériences à destination, des programmes d’hospitalité, l’événement sportif lui-même et le voyage de retour.

Un partenaire spécialisé doit être capable de relier ces étapes plutôt que de les traiter comme des transactions individuelles.

ATPI a conçu et réalisé des programmes d’hospitalité sportive autour d’événements majeurs, notamment les finales de l’UEFA Champions League et les Jeux Olympiques. Son travail pour Heineken autour d’une finale de Champions League comprenait le voyage international, l’hébergement, les expériences à destination, le transport dédié et l’hospitalité le jour du match pour 1 200 invités.

C’est ici que l’expertise en matière de voyages sportifs et d’événements se rejoint.

L’objectif n’est pas simplement d’amener les invités au match. Il s’agit de créer une expérience qui reflète la marque du sponsor et donne plus de sens à son investissement dans l’événement.

Associer des personnes expérimentées à une technologie fiable

La technologie est essentielle lorsque des centaines d’invités, de réservations, de chambres d’hôtel, de transferts et de détails de programme doivent être coordonnés.

Mais la technologie seule ne permet pas de réussir un événement sportif.

Le modèle le plus solide combine une source centrale d’informations fiables avec des personnes expérimentées qui savent comment les utiliser et quoi faire lorsque les circonstances changent.

ATPI EventsHub rassemble les inscriptions, la logistique de voyage, les communications avec les invités et les informations en temps réel au sein d’une plateforme unique. Les organisateurs peuvent gérer les vols, les hôtels, les transferts et l’inventaire tout en gardant une visibilité sur le programme des invités.

Derrière cette technologie se trouvent des spécialistes de l’événementiel capables de résoudre les problèmes, de coordonner les fournisseurs et d’intervenir sur le terrain.

Cette expertise humaine devient particulièrement importante dans les environnements sportifs à haute pression où une perturbation peut avoir un effet immédiat sur l’expérience client.

Les équipes d’ATPI ont travaillé sur les finales de l’UEFA Champions League, les Jeux Olympiques et les grandes compétitions sportives, développant une compréhension de la pression, des exigences de sécurité et des attentes entourant les grands événements sportifs.

Que devez-vous rechercher chez un partenaire d’événements sportifs ?

Pour un programme de sponsoring majeur, un partenaire d’événements sportifs doit être en mesure de fournir :

1. Une gestion des accréditations et des billets de bout en bout
2. Une planification détaillée de la ville hôte et de la destination
3. Des voyages internationaux et une logistique de groupe
4. Un accès à un hébergement approprié dans des destinations à forte demande
5. Le transport terrestre et les opérations aéroportuaires
6. La gestion des voyages des VIP, des sponsors et des médias
7. La conception de programmes d’hospitalité sur mesure
8. Un soutien événementiel sur place
9. Une technologie intégrée pour les invités et les voyages
10. Des spécialistes expérimentés capables de réagir en cas de changement de programme

Plus important encore, ces services doivent fonctionner comme un programme unique et connecté.

Créer de la confiance derrière l’expérience

Les grands programmes de sponsoring sont conçus pour créer des moments dont les invités se souviennent.

La logistique derrière ces moments doit être presque invisible.

Les vols arrivent quand il le faut. Les invités savent où aller. Les hôtels sont prêts. L’accréditation fonctionne. Les transferts arrivent au bon moment et une assistance est disponible lorsque les circonstances changent.

Offrir cette simplicité nécessite un travail considérable en coulisses.

En combinant des spécialistes, une connaissance des destinations, des relations avec les fournisseurs et la technologie, un partenaire expérimenté en voyages et événements sportifs peut prendre en charge cette complexité et donner aux responsables du sponsoring la certitude que leurs invités, leur programme et, en fin de compte, leur marque sont entre de bonnes mains.